ITProjekt Projketmanagement

 

Von Anfang an gut

Ein wichtiges Element der Projektkommunikation ist der Kick off Workshop . Ein gut geplantes Projekt und ein Kick off Workshop, der Klarheit schafft, motivieren die Projektmitarbeiter und erhöhen die Aussicht auf Ihren Projekterfolg.

 

Kritiker abholen

Wie vielen anderen Projektleitern geht es Ihnen vielleicht auch so: Kritik stört, verunsichert und blockiert den Prozess. Jedoch kann Kritik auch hilfreich sein. Holen Sie die Kritiker mit ins Boot und hören Sie sich Kritik an, wägen Sie Einwände ab und entwerfen Sie gemeinsam Ideen zur Lösung.

 

Motivation schafft Erfolg

„Die Anfänge stehen in unserer Macht: Über den Ausgang urteilt das Schicksal.“ Lucius Annaeus Seneca

Der erste Takt in einem Projekt prägt die Erwartungen . Treffen Sie in Ihrem Projekt von Anfang an den richtigen Ton und setzen Sie die richtigen Signale . Stehen Sie 100 % hinter Ihrem Projekt und verfolgen Sie mit vollem Herzen die Projektziele . Mit dem richtigen Ton und Nachrichten, die Ihrem Team weiterhelfen und Fragen klären, begeistern Sie ein Team. Mitarbeiter brauchen Motivation, die individuell abgestimmt ist. Erschaffen Sie Perspektiven und Wege zur Beteiligung, die Ihre Mitarbeiter motivieren.

 

Inhalte, die inspirieren

Welche Themen sind in einem Kick off Meeting wichtig? Der Auftrag sollte klar und transparent vermittelt werden . Wichtig ist, dass sich jeder Mitarbeiter in dem formulierten Projektauftrag wiederfinden kann. Die Projektziele müssen soweit aud die Mitarbeiter runtergebrochen werden, dass jeder im Team genau weiß, für welche Aufgaben  und für welches er Thema verantwortlich ist.

 

Wer ist mit wem und wie vernetzt

Die Kommunikation ist ein weiteres wichtiges Thema. Hier gilt es spätestens nach dem Kick off Klarheit über Interaktionswege zu haben. Wer ist mit wem und wie vernetzt? Welche Verbindungen gibt es und welche Regelungen sind für die Projektbeteiligten verbindlich?

 

Von der Gruppe zum Team

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist, wenn aus einer Gruppe ein Projektteam wird. Dieser Prozess kann in einem Kickk off Workshop angestoßen werden und wesentlich zu einer gelungenen Teamentwicklung beitragen. Legen Sie das Fundament und regen Sie  Beziehungen an . Die Identifikation mit dem Projektteam sollte ermöglicht und Rollen und Aufgaben geklärt werden . Involvieren Sie das zukünftige Projektteam so früh wie möglich. Ermöglichen Sie im Vorfeld schon einen Austausch persönlicher Steckbriefe, erste Aufgabenbeschreibungen und Rollen , eine Checkliste zur Hard- und Softwareausstattung (Soll- und Ist) und Zugangskennungen zur gemeinsamen Groupware oder Projektplattform.

 

Kein Kick off ohne Inhalte

Je besser Ihr Kick off vorbereitet ist, desto mehr Antworten können die Projekteilnehmer aus dem Meeting mit in Ihren Projektalltag nehmen. Für den Workshop sollten Sie folgende Fragen klären:

  • Genaue Aufgaben
  • Wer ist Auftraggeber?
  • Zusammenstellung des Teams
  • Genaue Rahmenbedingungen
  • Ressourcen
  • Wer hat Interesse an den Ergebnissen des Teams?
  • Wer unterstützt das Team mit Ressourcen, Kontakten, Informationen?
  • Wer außerhalb hat Erfahrung für standortverteilte Arbeit?

Wenn Sie noch keine Fakten haben, ist es zu früh. Denken Sie daran, dass in einem Projekt nichts mehr frustriert als Unklarheit. Wenn Sie die Projektstruktur, Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche klären, kann jeder direkt starten und weiß, was seine Aufgaben sind. Je weniger Sie klären , desto mehr Energie wird in die Gruppendynamik einfließen. Das ist oftmals das Ende für viele Projekte.

 

Kick off gut, alles gut

Wenn der Tag der Entscheidung gekommen ist, gilt es im Kick Off zu überzeugen. Stellen Sie eine funktionierende Medienmatrix vor und kommunizieren Sie vorbereitete Rahmen und Standards zur Kommunikation im Unternehmen, dann ergänzen Sie diese mit dem Projektteam. Je mehr Sie das Team involvieren , desto höher ist die Wahrscheinlichkeit der Realisierung. Entwickeln Sie eigene Regeln und Verfahrensweisen für das Projektteam, wobei auch hier gilt: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich!“. Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung der Strukturen, dass Tandemaufträge die Kommunikation untereinander fördern .

Schaffen Sie Platz für informellen Austausch, beispielsweise  durch großzügige Essenszeiten und gemeinsame freie Aktion, denn hier legen Sie das Fundament für eine gelungene Projektkommunikation. Auch wenn Ihr Projekt von der virtuellen Zusammenarbeit lebt, empfehlen wir Ihnen, den  Kick Off als Präsenzveranstaltung durchzuführen. Zeigen Sie, wie wichtig Ihnen dieses Projekt und das Engagement der Menschen ist, indem Sie sich von Anfang an engagieren.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Moderation!

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